用友软件基础档案的设置详解-凯发app

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用友软件基础档案的设置详解
时间:2012年08月24日 | 信息来源:互联网 | 点击:次 | 字体:

一、各模块基础档案的设置
  桌面点击→tong2005→账套001→密码输入→1
  点击→确定
  基础设置
  总账、往来现金项目、报表、工资、固定资产、采购、销售、库存核算,财务分析等等。
  (一)基本信息
  1.编码方案
  2.数据精度
  
  (二)机构设置
  1.部门档案
  点击→部门档案
  设置部门输入部门编码和部门名称,重点掌握的是部门编码的位长,由于刚才在建立账套,进行部门分类编码及设置时,部门的一级编码原则是2位,在输入部门编码时就要输入2位的数字,用01来表示:
  01→财务部→点击→保存
  02→业务部→点击→保存
  03→办公室→点击→保存
  后续点击→办公室处→修改
  在修改时,只有部门编码,是不允许更改的,对于部门名称,是可以做更改的,如果想中途退出更改的状态,点击取消操作。
  同样删除也是一样:
  点击→删除→确实要删除选项的部门→点击→是
  注意:对于删除这个操作,如果部门档案 ,在软件的应用过程中,已经使用了,比如说刚才删除的办公室里面已经有一些明细发生的项目了,那么办公室这个部门档案就不允许删除。再把删除给增加进去。
  2.职员档案
  在机构设置中涉及到的部门档案指的是本单位的内部职能部门中的不同的相关人员,对于职员这个编号来讲,没有固定的位长。
  
  (三)往来单位
  客户、供应商、地区
  如果想查询,某一家客户所在的地区,所有客户详细情况时,就需要用到地区分类
  地区分类
  01→北京地区→点击→保存
  02→外埠→点击→保存
  1.客户分类
  建立账套时,选择的客户跟供应商没有执行分类的话,在往来单位的界面处,就可以直接输入客户档案和供应商档案。
  客户执行了分类
  长期→a
  中期→b
  短期→c
  单位名称→客户档案
  客户分类
  2.客户档案
  操作
  输入→客户分类
  1→长期→保存
  2→中期→保存
  3→短期→保存
  注意a单位、b单位、c单位
  注意并没有把输入到这个客户分类界里面,因为a单位、c单位是属于客户档案的内容,注意一定不要把具体的单位名称输入到客户分类。
  a单位、b单位、c单位输入到客户档案
  点击→客户档案→北京科华有限公司→北京畅达公司→长期→点击→增加
  要求大家在基本页签处输入客户的名称,客户的编号没有限定,由于长期客户的分类代码是1,所以用101来代表长期的第一家客户
  客户名称→北京科华有限公司→客户简称北京科华→复制→粘贴
  所属的分类码
  长期
  北京科华有限公司所属的地域是:
  点击→所属地区码→北京地区
  所属的地区,在查询客户明细账时,多出来一个按地区查询的内容,可以按北京查询,所有北京地区客户的欠款情况是多少,至于后面的联系页签、地址、email号、电话等等就不需录入了。
  点击→保存。
  长期→102→北京畅达公司→简称北京畅达→北京地区→点击→保存
  往来单位
  3.供应商分类
  供应商的分类编码在建账号的时候,预制为2位
  01→长期
  02→中期
  03→短期
  4.供应商档案
  点击→增加→0101→北京正阳公司→北京地区→点击→保存
  点击→增加→0102→北京益达贸易有限公司点击→增加→北京益达→北京地区→点击→保存。
  用这种办法我们增加了基础档案下面的往来单位的内容
  客户指的就是应收账款,应该收回的
  供应商指的是去他们单位采购,应付账款,应该付给单位货款的
  (四)存货
  如果在建账套时,存货选择了分类的,先输入存货分类,再输入存货档案,如果没有选择分类,直接切入到存货档案处,录入档案就可以。
  1.存货分类
  电脑类、打印机类
  电脑→ibm电脑
  打印机→惠普打印机
  按照分类编码原则
  01→电脑类→保存
  0→打印机类→保存
  如果说你的单位是一家纯工业的单位来讲,做存货分类的时候就可以这么分
  01→存原材料
  02→产成品
  03→低值易耗品
  2.存货档案
  
  总结:
  存货属性有五种:区分不开存货到底是外购的、自制的、还是销售的,给大家一个捷径,不管这个存货今后要用于什么功能的操作,把所有实务性的有实体,真正存在的这些存货,库存商品,它的存货属性,把前五个 "√ "。不管参照到什么单据的时候,只要应用到这个存货就有这个存货的解释。
  劳务费用指的是在运输过程中要分摊一些运费的时候,指的运输费存货的属性才是劳务费用,对于经常用的实体性的内容,实务的讲只是在存货属性处把前五项 "√ "。
  点击→保存
  增加→0102→浪花兼容机
  规格型号
  计量单位
  属性,前五项 "√ ",
  存货代码
  点击保存。
  增加→0201→惠普打印机
  规格型号
  计量单位
  销售、自制、外购、再制、生产耗用
  惠普打印机所属的分类编码应该是02打印机类,所以把原编码清掉,然后重新进行选择,打印机类,双击选中
  点击→保存
  增加了两大类存货中的三种不同的明细的存货。
  点击退出。
  这就是我们涉及到的存货分类和存货档案的应用。
  (五)财务
  财务里出现的四个设置,指的就是在应用总账模块中需要涉及到的内容
  1.会计科目
  全部、资产、负债、权益、成本、损益
  全部页签下面涵盖有资产到损益下面的所有的会计科目。由于选中的是按标准的这个新会计科目来平均预置的,把新会计制度科目下面的160个总账或者部分明细账的都带过来了,看一下我们会计科目是如何来完成的。
  二、会计科目的初始设置
  包括几方面的内容:
  (一)设置科目体系中
  增加、修改、删除、指定现金、银行总账科目、设置辅助核算科目
  1.增加、修改、删除
  (1)会计科目的增加
  银行存款举例:
  银行存款已经预制好了的一级总账科目是1002,我们单位在工行和建行分别开了不同的账户,首先需要把工行存款和建行存款输入进去,对于银行存款来讲,工行存款跟建行存款是属于二级科目,位长是2位,指的是在一级四位的基础上,往后顺延的位长,根据这个原则来增加
  点击→增加→1002→工行存款
  账页格式→金额式→点击→确定
  再增加一个建行
  点击→增加→100202→建设银行白石桥分理处→点击→确定→关闭
  在工行存款下面又开了不同的户头,一个是人民币账户,还有一个是外币的美元账,对于工行存款来讲,工行下面的人民币户和美元户相当于三级会计科目,同样的三级科目的位长也是2位
  100201→人民币账号→点击→确定
 
  折算方式有两种:
  外币×汇率=本位币
  外币÷汇率=本位币
  这套账北京阳光股份有限公司,本位币是人民币,本位是人民币折算方式应该用间接的折现方式,是账务上的,所以折现方式就选择第二个,点击确定。
  汇率小数位,跟外币位差就用系统默认的,保证输入的外币折合×即将汇率,折算出的本位币和我们本身入账的误差,差距不大,最多到0.00001,系统自动预置,使误差最小。
  如果说还有一种外币是日元,在选择日元折算方式时,也应该用第一条。
  外币×汇率=本位币
  因为我们国内采取的外币的折算方式是用间接法的,不管外币比人民币值钱,还是没有人民币值钱,在输入选择折算方式时,都应该用第一种方式
  那么输入完美元以后,体现的一个是记账汇率,一个是调整汇率,那么这个即将汇率是每一个会计月份,在录入美元单据时候都需要输入的,根据录入的记账汇率和我们的美元数折算出本位币的金额。
  调整汇率是在各月的月底,来计算汇兑损益的时候来执行汇率,这个美元有固定汇率,还有浮动汇率,当每一个月份的某一天汇率都是相同的情况下,可以选择固定汇率,当每一个月份的某一天汇率不相同的情况下,可以选择浮动汇率,选择浮动汇率的时候,按照各个会计月份的每一天要求输入当天的入账的,这是固定汇率和浮动汇率的区别,选中的是每一年。
  点击→确定
  库存商品
  点击→增加→124301→电脑
  账面格式→数量金额式
  数量核算→台
  点击→确定
  点击→增加124302→打印机
  账面格式→数量金额式
  数量核算→台
  点击→确定。
  (2)修改会计科目
  比如说录完工行存款下面的人民币户,发现账号最后两位应该是68,但是录成了86了,怎么来更改,
  点击→修改
  再点击→修改→改成68
  有的用户可能注意到了,在会计科目的界面处,分层和汇总打印,只是在会计科目修改的时候起作用的,但是什么是封存,如果我在这个科目处点击了封存这个 "√ ",在填制凭证时候,这个科目就不在我这个科目的代选之类了,相当于给冻结了,不能用它在填制凭证。
  什么是汇总打印?
  比如说我填制了一张凭证 10020101
  借:银行存款      10020101   500元
    银行存款      10020101   600元
    贷:现金        1001     500元
      主营业务收入    5101     600元
  做这张凭证的目的,是为了能够顺利的出现金流量表
  借:银行存款      500元
    贷:现金        500
  借:银行存款      600元
    贷:主营业务收入    600元
  是体现到销售商品提供劳务收受的现金或者收到现金广义的里面去了。
  对这张凭证我想打印,打印出这种效果,虽然在填制凭证时把银行存款拆成了
  借:500
  借:600
  在会计科目的修改界面,应该在汇总打印处,打成个 "√ ",选择汇总的10020101,就可以完成,完成这种反映效果。点击确定。注意汇总打印跟分存只是在会计科目修改的界面才能够进行更改的。
  (3)会计科目的删除
  删除库存商品这个会计科目,点击删除,或有提示不能够删除非末级的科目,说明我们在删除会计科目时,只能把明细级的科目一级一级往上删,最后再删除,把打印机删除掉,确定,点击电脑删除掉,确定,库存商品删除掉,这是会计科目删除。
  通过这个演示,看到了并不是对于系统预制好的会计科目我就不能够动了,看到1243库存商品,是新会计制度里给我预制好的一个一级总会计账科目,我也可能给他删除掉,删除的前提是这个会计科目应该余额为零,如果有发生额了,这个会计就不允许我进行处理。
  再把会计科目增加进去,1243库存商品,有的用户觉得这个你预制好了会计科目,因为系统预制的我就不能增加,就不能删除,不能修改了,完全没有这个限制,随时来做调整,只要根据你的需要,并且保证你修改的会计科目余额为零,你就可以来删除。
  增加→124302→打印机
  数量金额→台
  2.指定现金和指定银行科目
  指定现金和指定银行的操作是为了后续分角色,出纳角色,查询现金日记账,银行存款日记账和资金日报表,但前提是必须要完成现金跟银行总账科目的指定,如果不完成指定,后续将无法完成出纳工作,注意是必须要做的。
  会计科目→菜单编辑→点击指定科目
  选中现金总账科目,选中银行总账科目。
  首先看现金,把1001由代选,给选到已选,这个完成现金总账科目的指定,点击银行总账,把1002由代选选到已选就完成了,然后我们单击确定。
  通过现金和银行总账的指定,反过去看一下点击现金点击修改,看到在日记账这儿默认了一个 "√ "。接着看银行,同时日记账跟银行账都默认一个 "√ ",通过这个指定,我们就可以完成总账里面的出纳这个角色的操作。
  3.设置辅助核算科目
  点击会计科目增加时,在右半边有辅助核算这个显示,部门、个人、客户、供应商和项目,我们可以对相应的某些会计科目放弃手工上会计科目的设置方法,用辅助的核算,来进行会计科目设置。

  三、辅助科目的设置
  1.部门辅助核算的设置
  先看手工上的会计科目设置
  一级会计科目是管理费
  二级会计科目财务部、业务部、办公室等等
  三级会计
  科目在不同的部门下面又出现了相同的费用科目。
  如果我们单位的职能部门非常多,10个职能部门,首先要出现10个二级会计科目,并且每一个职能部门下面的明细的管理费用都是完全相同的
  输入10套招待费、办公费、电话费、修车费等等。
  有没有简便的方法来帮助我们节省会计科目的设置呢?
  系统提供了辅助科目设置
  由于是部门辅助设置,可以把手工上会计科目设置中的哪些部门给省略掉了呢,出现在会计科目里的只有明细费用,而手工上的部门就从会计科目体系中去掉了。
  那么这个部门会体现在什么地方?
  体现在机构设置里面的部门档案中。
  演示:
  
  损益→点击→增加→管理费用→550201→办公费
  辅助核算→点击→部门核算
  点击→部门核算旁边的参照是刚才在部门档案处录入的部门档案
  点击→确定
  实际会计科目就节省掉了手工上的财务部这个二级会计科目,直接把明细费用提到了二级科目的位置处,同时把应该有的部门体现到了部门辅助核算的内容里面。
  增加550202,招待费
  点击→部门核算
  如果用部门辅助核算的设置
  会计科目
  550203→财务部
  55020301→办公费
  如果单看管理费用下面的二级财务部,财务部下面的三级办公费,都没有问题,但是往右看,既然用手工上的设置了,就不能再用辅助核算了,要选择手工上的设置,就不能用系统提供的设置核算,要选择系统提供的辅助科目的设置,就不能再出现手工上的部门,注意。
  财务部费用→删掉
  
  2.个人辅助核算的设置
  例:其他应收款一级,借款二级,借款下面有不同的人,如小耿、小王、小孙等等。
  辅助设置
  由于是个人辅助核算,那么在会计核算科目体系中,就不能够出现具体的人员了。
  点击→增加→113301→借款
  个人往来→点击→确定
  
  个人往来借款的设置和部门辅助核算的设置是完全相同的
  部门辅助核算设置,由于挂了部门,真正的具体的部门就不应该再出现会计科目里了,同样,借款挂了是个人往来核算,具体的借款的操作人员就不应该再出现在会计科目的体系中。
  客户往来辅助的设置
  放弃手工设置,用辅助设置,只是在应收账款本身科目,挂上客户往来标志,具体单位的信息,不要求出现在会计科目设置里。
  应收账款
  点击→修改→客户往来处→√
  客户往来旁边放大镜,里面参照我在客户档案里录入的内容。
  会计科目设置要注意:这套演示账套是跟采购、销售、库存和核算及来应用的。客户往来的信息,包括销售发票、核销的内容,都会体现在销售模块当中。
  受控系统中选择应收账款的受控系统时,应收是体现在销售中的。
  如果说这家单位没有购买采购、销售、库存、存货,这些模块,想应用你的客户往来这个辅助核算,那我们的受控系统一定要选择空白。
  受控系统的概念:当受控系统是空白时,说明应收账款1131这个会计科目即可以通过销售中和存货中,生成凭证向总账中传递,也可以在总账中直接填制1131这个凭证。
  那么受控系统如果选择是应收,说明1131这个会计科目适当的时候,只能够通过销售传递单据,传递到核算中,通过核算来填制1131这个凭证,向总账中传递,那么在总账中就不能手工通过1131来填制凭证。因为这个会计科目就是受控于应收的,这个应收实际上体现在销售里面一个专门的对于客户往来的操作,所以说,要把握一下。
  根据购买不同的模块,当我选择应收账款是执行客户往来时,检查一下受控系统是空白的还是应收。这是对客户往来的一个设置。
  在其他应收款下面,除了个人借款之外,还有一些其他应收外单位的,非货款之外别的款项费用,比如代垫的包装费,代垫运输费,也是属于应收账款下面的明细的。
  怎么来利用客户往来这个辅助核算体现?
  点击→113302→增设→应收外单位款项
  点击→确定
  总结:适用于客户往来的款项
  1.应收账款
  2.预收账款
  3.其他应收款、应收外单位
  负债→预收账款
  点击→修改→客户往来
  4.供应商往来
  总结:供应商的内容不应该出现在会计科目设置中
  供应商往来辅助核算标志
  应付账款
  点击→修改→供应商往来
  受控系统,由于后续是集成和采购、核算、应用,要严格控制应用账款是通过核算模块,向总账中传递,不允许应付账款通过手工来编制凭证,受控系统应选择应付。应付账款核算是能够通过生产凭证传递到总账。
  哪些会计科目适用挂供应商?
  1.应付账款
  2.预付账款
  3.其他应付外单位
  比如说预付账款
  点击→修改→供应商往来
  点击→确定
  系列的辅助科目,部门、个人、客户、供应商
  应用的好处。
  1.可以实现会计科目设置科目的一个简化
  2.在后续启动总账模块时,可以看到一系列的辅助账的查询,可以随时查询某些家单位或者某些家供应商账龄情况。有账龄分析为大家提供。
  如果说不用客户往来,不用供应商往来,就无法查询,客户和供应商的账龄的情况。
  比如说个人,人员的欠款的账龄区间都可以看到
  对于挂了部门辅助核算,考核部门收支表,如果没有挂辅助核算,就没有办法查询客户供应商的账龄,个人的账龄,还有部门的收支明细表,只能通过发生额及余额表来查询相应的字据。
  比如说单位的应收账款,客户就两家,完全可以用113101,a单位,113102,b单位来体现。
  总结:
  会计科目有:
  1.会计科目的增加,在增设会计科目时,一定要按照科目的级长来完成
  2.会计科目的修改,只能够更改会计科目的中文名称
  3.对于现金和银行存款,需要执行现金和银行存款的指定,为了后续来完成出纳,来查询现金日记账,银行存款日记账,和资金日报表。
  4.辅助科目,具体单位的内容、个人的内容和部门的内容不要出现在会计科目设置体系中。

(作者:信必成科技 编辑:admin)
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